Estos son los perfiles que casi siempre hacen falta en un congreso grande y lo que conviene decidir para cada uno.
Acreditación y registro
Es el primer contacto del asistente y el momento de más gente. Calcula los puestos pensando en la llegada de primera hora, que es cuando se forman las colas, y deja claro qué hacer con quien no aparece en la lista o llega sin inscripción.
Información y orientación
Personas fijas en las entradas y en los cruces entre salas, con el programa y el plano en la cabeza. En sedes grandes ahorran muchas vueltas y muchas quejas.
Salas
Control de aforo, apoyo en el turno de preguntas con el micrófono, aviso de tiempos al moderador y atención a lo que pase durante la sesión. En las salas pequeñas suele bastar una persona; en un plenario hacen falta más.
Apoyo a la organización y a los ponentes
Recibir a los ponentes, acompañarlos a su sala, entregar materiales y resolver lo imprevisto. Es un puesto que pide experiencia y conocer bien el programa.
Idiomas
En congresos internacionales, prioriza los idiomas en acreditación, información y apoyo a ponentes, que es donde más se habla con el asistente.
Cómo planificarlo
Haz la lista por puesto y por franja horaria. Así se ve dónde sobran personas a media mañana y dónde faltan a primera hora o en los cambios de sala.
Si preparas un congreso o una convención, cuéntanos las fechas, la sede y el número de asistentes.
Para candidatos: tu primer congreso como azafata o azafato.